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忻州职业技术学院合同管理办法(暂行)
日期:2016/12/9 0:00:00 来源:忻州职业技术学院 作者:未知 点击:0 
 
 

忻州职业技术学院合同管理办法

(暂行)

 

第一章  总 则

第一条 为规范忻州职业技术学院(以下简称学院)各类合同行为,维护学院合法权益,提高办学效益,促进学院改革和发展,根据《中华人民共和国合同法》以及有关法律法规的规定,结合学院实际,特制定本管理办法。

第二条 本办法所称合同是指学院法定代表人或者学院法定代表人授权委托的代理人代表学院与自然人、法人或者其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的、涉及经济权益的协议。

第三条 学院合同管理的指导思想是:按照党委领导下的校长负责制原则,落实学院各项事业发展,贯彻执行国家法律的规定,坚持“七个结合”,即循序渐进与顺势而为相结合,集权与分权相结合,归口管理与分类运行相结合,权、责的对应和经办、签署、执行、监督的分离相结合,定期总结与定期培训相结合,重要从细与次要从简相结合,科学程序与机动灵活相结合。

第四条 学院合同管理的目标是:严格执行学院党委会决议,加强监督管理,规范学院合同行为,努力做到低成本控制、低风险运行,高起点定位,高效率管理,确保学院事业健康发展。

第五条 学院实行统一领导,分级管理,分类运行,责任到人,全面监督的合同管理体制。

第六条 学院聘请常年法律顾问,负责对学院签订合同的内容提出法律建议,并接受学院合同综合管理部门的法律事务咨询。学院可根据合同承办部门的需要,联系校内外法律专家参加合同的起草、修改和审核重大合同,参与重大合同谈判、合同纠纷的调解、仲裁、诉讼等活动,并根据具体法律服务明确双方相应的权利、义务和费用。

 

第二章  合同管理部门及其责任

第七条 学院党政办是学院合同综合管理部门,负责协调合同承办部门的合同管理工作,除明确分类管理的合同外,视学院综合性合同的内容和性质决定其具体承办部门。其主要职责如下:

(一)组织学院合同管理规章制度的建立健全;

(二)负责统筹协调学院日常合同管理,指导学院合同承办部门的合同管理工作;

(三)负责对学院日常合同审核流程的复核;

(四)按季度对各部门承办合同情况进行汇总检查,按年度对学院全年合同签署、履行情况进行汇总分析,并将全校合同管理情况向学院主要领导报告;

(五)负责组织学院合同管理培训工作;

(六)负责学院合同管理中的法律服务联系工作。

(七)负责合同用印管理。对外签订合同原则上使用学院公章,其他印章一律不得替代使用,并编号登记。

 第八条 学院合同承办部门是指经学院法定代表人授权,代表学院起草和管理合同的相关部门和单位。其主要职责如下:

(一)根据国家法律法规及本办法,制定本部门合同管理实施细则,并严格合同的事前、事中、事后管理。合同承办部门提交审批的合同,首先依照重要合同审批程序执行,由分管领导提出审批意见。

(二)负责合同项目的可行性研究和合同对方的资信调查,对合同的真实性、合法性、可行性、效益性负责;

(三)具体组织合同的谈判签订工作;组织学院相关领导小组或工作小组对职责范围内的合同事项按程序进行研究、审议、决策;并在合同审批合格后负责组织有关领导进行合同的签署工作。

(四)认真履行合同,及时组织实施并处理有关问题;具体负责本部门承办合同的全面履行,确保双方权利、义务的实现和合同的顺利实施,履行中发现问题应及时上报,并积极解决;参加相关的合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼活动。

(五)每学期末编制部门合同汇总报表,对重大合同履行情况进行重点说明;年末总结上报部门全年度合同签订、履行情况;建立合同档案,保管合同及相关资料。

 

第三章  合同的授权委托

第九条 除学院法定代表人外,其他任何人必须取得法定代表人的授权委托,方能在授权范围内代表学院订立、变更、解除合同。

凡未经学院党委或行政会议决定,或未得到学院法定代表人授权委托而以学院名义自行对外订立合同的,为无效合同,学院不承担相关民事和刑事责任,并将追究其法律责任。

第十条 在学院合同管理的审核审批流程中,学院法定代表人(或学院主要领导)按照一般、重要、重大等合同类型的不同审批权限,对合同签署权限作如下授权委托:一般合同和重要合同可授权委托合同事项分管院领导为其签约代理人;重大合同原则上由学院法人代表签署;凡属按照有关规定应当会议议定的,一律由有关会议集体决定,并授权学院法人代表签署,必要时,也可委托二级独立法人代表。

第十一条 学院法定代表人授权委托代理人的职责:

(一)在授权范围内负责谈判、签订合同;

(二)对所签订合同的合法性、真实性和可行性负责;

(三)对须报请有关院领导、党委会或院长办公会审批的合同,在合同承办部门办理申报审批手续的基础上,提出本人意见并对本人意见负责;

(四)负责所签订合同的全面履行;妥善处理合同实施中发生的纠纷或问题;

(五)规范合同管理档案,合同签订或履行后及时将合同的有关资料归档。

 

第四章  合同的审查和审批

第十二条 学院计财处、审计办是学院合同的审查部门,学院法律顾问为学院合同审查审批提供咨询意见。

所有合同在签订前必须经学院计财处、审计办审查并会签。学院重要合同和重大合同在签订前还必须征询法律顾问意见,一般合同由承办部门负责人根据需要征询法律顾问意见。合同承办部门必须认真填写《忻州职业技术学院合同审批表》一式两份,并与合同审查的原始材料一同按程序提交审查。

第十三条 合同申报审批时,应做到合同主要条款明确,内容充实,材料齐全,手续完备。所有合同签订原则上应提前提交相关职能部门审查和审批,以保证审查充分,审批严格。

第十四条 学院合同承办部门负责对合同对方资信情况和合同文本内容的合法性、严密性、可行性进行审查。

第十五条 学院审计办负责对学院各类合同进行审计监督,对合同订立的程序和内容的合法性进行审查把关并会签。其审查内容主要包括:

1、合同的审批流程是否合规。审查重要合同和重大合同的事项是否已经学院党委会讨论通过。审查选择合同对方签订合同的理由是否充分,相关程序是否到位,重大疑难合同是否听取了相关专家的意见;审核承办部门对合同的分类是否正确、恰当。

2、合同的内容是否合法。协助律师审查合同是否符合国家法律、政策,审查合同是否符合学院的相关制度、规定,对方是否有相应的资质。

3、合同的条款是否完整。审查合同条款和内容是否完整正确,尤其是合同的违约责任及解决争议的条款是否完整。

第十六条 学院计财处负责合同明确规定的财务结算管理,主要对合同签订和履行全过程的资金计划、合同金额、结算、收付款方式等进行审查。

第十七条 学院根据合同性质、标的大小及法律风险分为一般合同、重要合同、重大合同三类,合同承办部门在合同管理实施细则中予以具体明确,报院长办公会议核准,并按照学院统一领导、分级管理的合同管理体制,分别适用相应的合同审批程序。

(一)一般合同是指合同承办部门在职能范围内为从事正常业务所签订的标的额较小、对学院发展影响较小的合同,经必要的审查审批程序后,原则上可授权委托合同事项分管院领导为其签约代理人;

(二)重要合同是指标的额较大或对学院发展可能产生较大影响的合同,有关职能部门或专家小组要对合同进行调查论证并提出意见,经必要的审查审批程序后原则上可授权委托该合同事项的分管院领导为其签约代理人。

(三)重大合同是指标的额大或对学院发展可能产生重大影响的合同;以学院名义同外单位合作或共建的合同;承包经营合同;对外投资、融资借款合同;房屋场地和重大设备租赁合同;无形资产转让合同等。重大合同的事项必须经过党委会集体研究审议,有关职能部门或专家小组要对重大合同进行调查论证并提供论证报告,经必要的审查审批程序后,由学院法定代表人(或学院主要领导)签署,必要时,也可委托二级独立法人代表。

第五章  合同的签订管理

第十八条 以学院名义订立合同,应一律采用书面形式通过信件和数据电文(包括电报、传真、电子数据交换和电子邮件)等就合同主要条款达成协议的,应当签订确认书,签订确认书时合同成立。

第十九条 合同签订前,合同承办部门必须掌握对方的经营资格、资信等情况,不得与无经营资格或资信不良的单位签订合同;涉及资金的合同必须有明确的收付款计划并向计财处提出收付款申报。涉及学院付款的合同必须事先落实资金来源,预算外合同订立前必须履行正常的预算审批程序,落实资金后按正常合同程序签订;没有资金来源,不得订立合同。

第二十条 合同的内容和形式必须符合《中华人民共和国合同法》的规定。合同文本原则上采用国家行业管理部门统一制订的规范文本。

第二十一条 以学院名义订立的合同,不得在空白文本上盖章,原则上严禁以传真的形式传送双方签字盖章的合同,禁止将我方先行签字盖章后的合同以信函、快递的形式递交对方签字盖章;如有特殊情况,须经学院主要领导批准。签订合同,一般应选择我方注册地的人民法院管辖。

第二十二条 合同签订后,学院合同承办部门应当建立合同档案,将合同文本进行编号,记录合同签订时间、合同名称、合同类别、合同金额、合同履行期限、对方单位、经办人、审批签署人、合同履行情况等有关信息,并填写“合同管理季报表”及时报学院党政办登记备案。

 

第六章合同的履行与变更

第二十三条 依法签订的合同,必须遵守。学院及合同承办部门应当按照合同约定,认真履行合同,不得擅自变更或解除合同。如因情况发生变化或出现不可抗力需要变更或者解除合同的,学院合同承办部门应在法律规定或合同约定的期限内先与对方进行协商,达成一致书面意见。合同的变更或解除,一律采用书面形式。变更或解除合同的程序同签订合同的审批要求一致。

第二十四条 变更合同提交审查、审批时,必须说明合同变更的理由、变更的内容、与原合同的关系等。合同变更后,合同编号不予改变。变更或解除后的合同纳入本办法规定的管理范围

第二十五条 续签合同在提交审查和审核时,可以提供续签合同与原合同的关系、条款变化等方面的说明以及原合同,供合同审查审批部门参考。续签合同的程序同签订合同的审批要求一致。

第二十六条 学院合同承办部门应当按合同约定全面履行,督促和检查对方履行合同各项义务,妥善处理合同履行过程中出现的问题,遇履约困难或违约等情况应立即向分管院领导汇报,汇报后及时以书面函件形式通知对方,积极采取措施防止损失扩大;对合同双方往来的文书以及便签、便函等履行合同的凭据应当妥善保管,并纳入本部门合同归档资料管理。

第二十七条 学院合同承办部门对合同履行情况应严格验收手续,同时以书面形式保留验收资料,纳入本部门归档资料管理。

第二十八条 学院计财处负责合同履行的收付款工作,根据合同正本、合同承办部门负责人签章、验收意见和院领导意见方可办理财务结算。对具有以下情形的业务,计财处应拒绝付款并及时向学院主要领导报告有关情况:

(一)发票或合同审批手续不完备的;

(二)收付款单位与合同对方当事人名称不一致的;

(三)收付款方式或金额与合同内容不相符的。

计财处同时负责审查学院合同履行是否符合预算计划,经济效益是否达到预期目标。

第二十九条 对合同中所规定的学院权益,合同承办部门应履行主张职责,凡因工作失职造成学院权益损失的,将追究其行政责任和经济责任。

 

第七章  合同纠纷的处理

第三十条 合同履行过程中如与对方当事人发生纠纷,应按合同约定、国家法律法规的有关规定妥善处理。合同纠纷发生后,合同承办部门应及时将有关情况报学院,并立即组织专题小组或指派专人认真应对、妥善处理,重大合同应及时委托学院法律顾问参与纠纷处理;经协商仍无法解决的,报分管院领导或主要领导同意后,可提交上级主管机关、仲裁部门或人民法院依法处理。

第三十一条 处理合同纠纷的原则是:以协商为主,做到有理、有利、有节;以法律法规为准绳,以合同约定为依据,保障学院合法权益。

第三十二条 合同纠纷处理完毕,合同承办部门应将有关资料汇总、归档,以备查考,同时将处理情况书面报学院备查。

第八章  罚 则

第三十三条 有下列情形之一,未给学院造成损失的,对直接责任人或负有领导责任的负责人进行批评教育;给学院造成损失的,视其情节轻重和造成损失的大小分别给予不同的行政处分和经济处罚:

(一)学院合同承办部门、合同管理人员、负责合同实施的有关单位和人员没有按本办法的规定履行职责的;

(二)委托代理人超越学院法人授权委托权限签订合同的;

(三)合同承办单位、合同签订人未调查对方资信情况、未审查对方主体资格,给学院造成损失的;

(四)应签订书面合同而未签订,给学院造成损失的;

(五)丢失或者擅自销毁合同和合同附件,以及合同履行过程形成的各种函件、单据的。

第三十四条 未经学院批准或者授权,擅自以学院名义签订合同的单位或个人,应对该合同承担全部责任;给学院造成损失的,学院视情况追究有关责任人行政、经济责任直至追究其法律责任。

第三十五条 学院内任何单位或个人不得擅自以学院名义对外提供担保,擅自为他人提供担保给学院造成损失的,由担保人承担经济责任,并给予纪律处分。

 

第九章  合同管理的检查与培训

第三十六条 学院党政办定期检查学院日常合同管理情况。合同承办管理部门必须定期对合同的承办和管理情况及履约率进行总结,每季度将本部门所经办的合同的履行情况以书面报告形式向学院党政办反馈。学院定期组织合同管理情况总结交流会,通报学院合同管理情况,总结全院合同管理工作。

第三十七条 加强专、兼职合同管理干部队伍建设,根据我院合同管理体制,逐步建立完善兼职合同管理队伍和培训学习制度,定期举办合同管理专业培训班,组织领导干部和专、兼职合同管理干部学习《中华人民共和国合同法》等法律法规,增强合同管理队伍的法律意识和科学管理意识。

 

第十章  附 则

第三十八条 学院所有合同实行严格的档案制度。凡归档的合同文件材料必须是原件。学院党政办负责合同审批表的保管和归档,并将合同正本按季度整理转交计财处由其汇总整理和归档;学院合同承办部门负责将属于归档范围的合同文件材料(合同执行的分期验收材料、图纸、标书、资产清单等)收集齐全,系统整理,经部门负责人审查后,于第二年上半年移交学院档案室集中保管。合同保管人员对合同遵守保密原则。

第三十九条 学院上级主管部门下达的指令性任务如涉及合同关系可本着效率与合法性原则订立,由合同承办部门负责审查合同内容并附上合同原件及有关材料提交学院主要领导审批签署,同时将有关情况报学院党政办登记备案,并按常规合同进行管理。

第四十条  本办法由学院党政办负责解释。

第四十一条 本办法自2016129日起正式执行。

 

 

 
 
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